第33章 客户管理系统落地（1/2）
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第二天早上七点半，林远舟到办公室的时候，发现门已经开了。
苏晚晴坐在电脑前，桌上放着一杯豆浆和半根油条，屏幕上是昨晚她做的那份客户清单，但已经比昨天下午看到的版本多了几列。
“这么早？”林远舟把包放下。
“习惯了。”苏晚晴头也没抬，“上海外贸公司八点上班，我一般七点就到，先看一遍前一天的传真和邮件。”
林远舟看了一眼她的屏幕，发现新增的几列分别是：客户来源、首次接触日期、最近一次沟通日期、沟通频次、信用评级。
“信用评级是什么？”他指着那一列问。
“我给每个客户打了一个分。”苏晚晴说，“A+是按时付款、订单稳定，A是有潜力但订单量不大，B是询价多成交少，C是只问价不下单。这样以后你分配精力的时候，一眼就知道该优先跟谁。”
林远舟站在她身后看了一会儿，心里暗暗吃惊。
这些分类方法，他前世花了整整一年才在团队里推广开。而苏晚晴来汕头的第二天，就已经自己把框架搭好了。
“你这个信用评级的标准怎么定的？”他问。
“根据两方面的信息。”苏晚晴转身，从桌上抽出一张纸，“第一，是你那四个已成交客户的付款记录——约翰的超市那边每次都按时付款，我给了A+；香港中间商有一次迟了三天付款，我给了A；另外两个小客户订单不大，但付款稳定，也是A。”
她把那张纸递过来：“第二，是根据询盘记录推测的。那些只问过一次价就消失的，我标了C；问过两次以上但没成交的，标了B。”
林远舟接过纸，看到上面工工整整地列着三十五个客户的信用评分，每个分数后面都附了一行备注。
“这些你昨晚做的？”
“做到十二点。”苏晚晴咬了一口油条，“反正也睡不着，就顺手做了。”
林远舟没说话。他把那张纸看了两遍，然后放到自己的桌子上。
“今天上午我教你用Excel做一套完整的客户管理系统。”他说，“现在我用的这个太粗糙了，只有客户名录和联系方式。我要把它做成一个可以查询、筛选、统计的系统。”
苏晚晴抬起头，眼睛亮了一下：“怎么做？”
林远舟走到电脑前，让苏晚晴让开位置，然后打开了Excel。
他没有用鼠标，直接敲键盘调出一个空白工作表。
“我们这样建。”他说，“第一行是表头，一个客户一行数据。列的定义是：客户编号、公司名称、联系人、职位、电话、传真、地址、国别、客户来源、首次接触日期、最近一次沟通日期、沟通频次、意向产品、报价层级、报价金额、成交金额、历史订单数量、信用评级、备注。一共十九列。”
他说完，手指在键盘上飞快地敲起来，一行行表头出现在屏幕上。
苏晚晴凑过来看，一边看一边点头。
“后面这些数据怎么录入？”她问。
“你把所有名片、询价单、报价单翻出来，一条一条填进去。”林远舟一边敲一边说，“现在已经成交的四个客户，数据必须完整。其他还在跟进的客户，能填多少填多少，没数据的留空。”
“全部填完要多长时间？”
“三十五个客户，按一个客户填十分钟算，六个小时左右。”林远舟停下手中的动作，转头看她，“你今天能做完吗？”
苏晚晴看了一眼墙上的钟，七点四十五分。
“今天下班前给你。”她果断地说。
林远舟把Excel的列设置完，又加了一道公式——自动计算客户从首次接触到最近一次沟通的天数间隔。然后他保存了文件，把座位让回给苏晚晴。
“文件名叫‘裕盛客户管理系统V1.0’，存在C盘，每天备份到这张软盘上。”他从抽屉里掏出一张3.5英寸软盘递给苏晚晴。
苏晚晴接过软盘，看了一眼标签，上面写着“裕盛客户数据备份——1995年3月”。
“你之前没有做过备份？”她问。
“没有。”林远舟老实承认，“数据少，记在脑子里就行。但是现在客户多起来了，靠脑子不够。”
苏晚晴没再说什么，把软盘插进驱动器，开始录入数据。
上午九点半，张秋生到办公室的时候，看到苏晚晴正趴在桌上翻名片，手边堆了厚厚一叠报价单和询价传真。
“这是在干嘛？”他好奇地凑过来。
“建客户档案。”苏晚晴头也没抬。
张秋生看了一眼屏幕上密密麻麻的表格，挠了挠头：“这得弄到什么时候？”
“中午之前能做完第一轮。”苏晚晴说，“秋生，你今天去工厂的时候，帮我把这几家工厂的产能数据记下来——每月最高产能、最小起订量、常用的交期、质量抽检合格率。回来填到系统里。”
张秋生愣了一下：“这个也要填进电脑？”
“对。”苏晚晴说，“以后你不需要打电话问工厂，直接打开电脑就能看到每个工厂的排单情况。”
张秋生看了一眼林远舟，林远舟点了点头。
“行。”张秋生从桌上拿起一个空白的笔记本，“我记下来。”
他转身出门前，苏晚晴又叫住了他：“对了，你顺便问一下那几家工厂，他们有没有传真机。有的话把号码记下来，以后发订单不用跑腿。”
张秋生点了点头，推门出去了。
办公室里又安静下来，只有键盘的敲击声和翻纸的声音。
林远舟坐在自己的办公桌前，翻看华丰那边寄来的新样品单。但他时不时会抬头看一眼苏晚晴——她的动作很快，每翻开一张名片或询价单，目光扫几秒钟，然后就噼里啪啦地在键盘上打字，偶尔停下来翻一下手边的中英文辞典确认拼写。
十一点四十分，苏晚晴伸直了腰，靠在椅背上，长长地呼了一口气。
“第一轮三十五家客户的资料录完了。”她说，“现在可以开始做第二轮——把历史订单数据填进去。”
“先吃饭。”林远舟站起来，“楼下有家肠粉店，味道不错。”
苏晚晴看了一眼屏幕上的时间，犹豫了一下：“再给我半小时，我把约翰的那几个订单录完。”
“吃完饭再做。”林远舟的语气不容商量，“你昨晚弄到十二点，早上七点又来了。身体要紧。”
苏晚晴看了他一眼，没再坚持，关掉了Excel文件，把软盘从驱动器里拿出来小心地放回盒子里。
楼下肠粉店的老板看到林远舟带了新人来，热情地多给了一份豆浆。
“女朋友啊？”老板笑着问。
“同事。”林远舟说。
苏晚晴低头吃肠粉，没有接话。
三个人吃完午饭回到办公室，已经快一点了。
苏晚晴继续坐在电脑前录入数据，林远舟在旁边整理华丰的报价单，张秋生坐在自己的工位上，翻开那本外贸英语手册，笨拙地背着单词。
下午两点十五分，电话响了。
林远舟接起电话：“你好，裕盛贸易。”
“林先生，我是约翰。”电话那头传来一个略带口音的中文声音，“上个月那批货到了，质量很好，超市那边很满意。我想再下一单。”
林远舟精神一振：“约翰先生，很高兴听到这个消息。您需要什么产品？”
“还是上次那批地垫，但颜色要加两种——深蓝色和暗红色。数量翻倍，二十万片。你能不能一周内给我报价？”
林远舟心里飞快地算了一下——二十万片，按上次的单价算，大概是六十万美元的订单。
“可以。”他说，“我明天之前把报价单传真给你。”
“好。”约翰说，“另外，我上次问的浴室防滑垫，你有样品吗？”
“有。我明天连报价单一起传真给你。”
挂了电话，林远舟转向苏晚晴：“约翰要追加订单，二十万片地垫，加两种新颜色。你帮我查一下上次的成交价和付款条件。”
苏晚晴点了点头，没有去翻文件，而是直接打开Excel客户管理系统，在搜索栏里输入了“John”几个字母。
屏幕上立刻跳出了约翰的完整档案——公司名称、联系人、电话、成交历史、报价记录、付款条件、信用评级。
“上次成交价是每片3.2美元，FOB汕头，30%预付款，70%见提单副本付款。”苏晚晴一边看一边念，“一共成交过三次，总计金额一百八十万美元。信用评级A+。”
她停顿了一下，又补充道：“上次报价单的详细内容我也录进去了，包括产品规格、包装方式、交货期。你要不要看一眼？”
林远舟走到她身后，看到屏幕上确实整整齐齐地列着三次订单的详细信息——订单日期、产品名称、数量、单价、总金额、付款方式、交货时间、工厂、质检结果。
“你连质检结果都录进去了？”林远舟有些惊讶。
“秋生早上出门前给我的。”苏晚晴指着备注栏里的一行小字，“他说第一批货的抽检合格率是98.5%，第二批是99.2%，第三批是99.1%。我顺手录进去了。”
林远舟盯着屏幕看了几秒钟，心里涌起一种奇妙的感觉。
这个他花了一个月才整理出来的客户信息，苏晚晴用一个上午就全部录进了系统，而且还补充了他没来得及记录的细节。
“你再查一下华丰那边地垫的成本价。”他说。
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